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いつまで30年前のまま?

平成も終わろうとしているのに,仕事の仕方は進歩していない。30年前と同じくメールを確認して整理している。
メールは人間が読んで何をするか判断する。人間が読むものだから,読む相手のことを気遣う必要があり,失礼にならないように書くのに時間がかかる。丁寧なメールには,余計なことがたくさん書いてあり,読むのにも時間がかかる。
パスワード付き添付ファイル 添付ファイルはもっと厄介だ。添付を忘れたメールを出したり,受け取ったりすることが時々ある。容量が制限されていて,送れなかったり,届かなかったりする。テキストに変換され,複数のサーバを経由して送信されるため,簡単に盗み読みできる。暗号化する技術はあるが,ほとんど普及していない。中身を保護するために,たいてい「パスワードは次のメールで」と書いてあり,パスワード付きで送られてくる。「次のメール」も暗号化なしの平文なので,気休めに過ぎない。パスワードを入れるのは面倒だ。ウインドウを閉じてしまって,また開くときにまた聞かれるのも不便だ。
文書の共同編集 パスワードなしでも,添付ファイルは問題を引き起こす。皆で論文を作成したり,上司に企画書を見てもらうことはよくある。添付ファイルの応酬が繰り広げられる。中身のほとんど同じものが行ったり来たりする。図が多いと最悪だ。メール本文にいろいろと意見が書いてあり,WordやPowerPointの添付ファイルに修正がされている。両方を読んで古い版と比較しながら直すのは時間がかる。議論についていけない人がでてくる。
Excelファイルへの入力 時々,たくさんの添付付きメールが時々届く。依頼文書がPDFになっている。メールに書いてある以上の情報はほとんどない。どこを読んだらいいか分からない長いPDFのマニュアル,記入例。記入するファイルは,たいていExcelかWordだ。そらくコピペだ。時間をかけて準備された方には申し訳ないが,添付ファイルが3つ以上だとうんざりするので,後回しになって埋もれる。締め切り直前に慌てて対応すると,記入例のほうを送信してしまったりする。たくさんの人から受け取ったファイルは,ミスしやすいコピペで整理する。取りまとめた結果が確認のために送られてくることもある。
我々は時間を無駄にしていて,それを仕事だと勘違いしている。創造性はゼロだ。
長らくメールという道具に原因があると思い,…