メールは人間が読んで何をするか判断する。人間が読むものだから，読む相手のことを気遣う必要があり，失礼にならないように書くのに時間がかかる。丁寧なメールには，余計なことがたくさん書いてあり，読むのにも時間がかかる。
パスワード付き添付ファイル
添付ファイルはもっと厄介だ。添付を忘れたメールを出したり，受け取ったりすることが時々ある。容量が制限されていて，送れなかったり，届かなかったりする。テキストに変換され，複数のサーバを経由して送信されるため，簡単に盗み読みできる。暗号化する技術はあるが，ほとんど普及していない。中身を保護するために，たいてい「パスワードは次のメールで」と書いてあり，パスワード付きで送られてくる。「次のメール」も暗号化なしの平文なので，気休めに過ぎない。パスワードを入れるのは面倒だ。ウインドウを閉じてしまって，また開くときにまた聞かれるのも不便だ。文書の共同編集
パスワードなしでも，添付ファイルは問題を引き起こす。皆で論文を作成したり，上司に企画書を見てもらうことはよくある。添付ファイルの応酬が繰り広げられる。中身のほとんど同じものが行ったり来たりする。図が多いと最悪だ。メール本文にいろいろと意見が書いてあり，WordやPowerPointの添付ファイルに修正がされている。両方を読んで古い版と比較しながら直すのは時間がかる。議論についていけない人がでてくる。Excelファイルへの入力
時々，たくさんの添付付きメールが時々届く。依頼文書がPDFになっている。メールに書いてある以上の情報はほとんどない。どこを読んだらいいか分からない長いPDFのマニュアル，記入例。記入するファイルは，たいていExcelかWordだ。そらくコピペだ。時間をかけて準備された方には申し訳ないが，添付ファイルが3つ以上だとうんざりするので，後回しになって埋もれる。締め切り直前に慌てて対応すると，記入例のほうを送信してしまったりする。たくさんの人から受け取ったファイルは，ミスしやすいコピペで整理する。取りまとめた結果が確認のために送られてくることもある。我々は時間を無駄にしていて，それを仕事だと勘違いしている。創造性はゼロだ。
長らくメールという道具に原因があると思い，チャット系のツールに切り替えようと試みた。余計な挨拶はなくなったが，問題の解決にはならなかった。無料だと検索や履歴，添付ファイルのサイズ制限があることや，さまざまなツールが乱立していること，メールのほうがやっぱりなじみがあるということもあるが，本質ではない。次から次へと入ってきては埋もれていくという点では，メールもチャットも差はない。
30年前と同じように，Word, Excel, PowerPoint, PDFをメールで送信して，整理したり，読んだり，直したりしている。いつまでこれを続けるのか。
仕事の進め方を変える道具はそろっている。コンテンツ管理システム（CMS）やクラウドサービスだ。
- さらしたくないファイルは，認証後アクセスできる場所におけばよい。
- 文書の共同編集は，Google DocsやWord Onlineでできる。WordPressのようなCMSやWikiもたいてい履歴が残る。プログラマならバージョン管理システムを使うこともできる。
- 情報収集なら，入力はExcelではなく，フォームにすればよい。Google FormsやWordPressのプラグインTrust Formは入力内容をメールで送信したり，結果をCSVでダウンロードしたりできる。スプレッドシートならGoogle DocsやExcel Onlineなど。
- メールやチャットは連絡に使う。
クラウドサービスでも，自前でもよいが組織にはCMSが必要だ。必要な情報をあるべき場所に整理する。情報の更新はそこを直接編集する。認証・認可をして，権限に応じて，閲覧や編集ができるようにする。CMSが添付ファイルだらけでは，CMSの利点は半減する。CMSは多様な情報を管理できることが望ましい。
「いつまで30年前のまま?」への2件のフィードバック
か2018年11月16日 11:40 AM
我々は時間を無駄にしていて，それを仕事だと勘違いしている。創造性はゼロだ。https://en.wikipedia.org/wiki/Bullshit_Jobs
おもろいです。
takeshi
2018年11月17日 10:43 PM今年発売された本のタイトルなんですね。ジョークではなさそう。仕事の意味まで考えてません。もう少しましにできるのではないかと思ったり，このまま変わらないだろうなとも思ったりします。
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